ANALISA SEBUAH SISTEM PERENCANAAN PROJECT
A. Pengaplikasian Pada Perencanaan Project
Definisi Sistem :
Sistem adalah suatu kumpulan dari persamaan-persamaan yang berhubungan satu sama lain, dengan memasukan suatu input tertentu kedalam sistem tersebut maka akan didapat suatu output yang tertentu pula.
Analisa sistem di dalam Management/Pengelolaan adalah suatu pendekatan untuk dapat mengambil keputusan bagi suatu sistem yang didasarkan pada sistematisasi, organisasi yang efisien serta analisa dari suatu informasi.
Kita mengenal dengan Prosedur di dalam System Approach (Pendekatan terhadap suatu sistem) yaitu :
1. Menentukan permasalahan di dalam sebuah manajemen / pengelolaan.
2. Mengidentifikasikan sistem kerja dan mempersiapkan data-data dengan baik.
3. Menentukan tujuan dan sasarannya (maksud).
4. Menentukan / mengevaluasi alternatif penyelesaian di dalam permasalahan pengelolaan.
5. Menciptakan alternatif-alternatif yang layak dengan memenuhi kondisi fisik, sosial, politik , ekonomi, dari sebuah sistem dan pengelolaannya.
6. Evaluasi dan pemilihan kemungkinan yang terbaik dengan menggunakan alat, manusia, waktu, dan biaya yang tersedia.
7. Kembali memperbaharui pemeriksaan untuk meyakinkan bahwa tujuan yang terutama telah dicapai dengan adanya informasi-informasi yang baru.
Dari pendekatan-pendekatan sebuah sistem tersebut kita dapat merencanakan sebuah project dengan baik dan sistematis.
B. Prosedur-prosedur di Dalam Analisa Sebuah Sistem.
Analisa sistem ini dapat diaplikasikan pada semua aspek dan level dari semua project, adapun prosedur tersebut adalah :
1.Optimasi (Suatu proses yang sistematis di dalam menentukan pola yang terbaik)
2.Simulasi (Suatu cara yang berhubungan dengan model karakteristik sistem)
3.Pemodelan / Modelling
4.Cost Effectiveness / Efektifitas Biaya
5.Benefit Cost Ratio
6.Program Budgeting
Dan suatu hal yang penting di dalam analisa sistem khususnya untuk mengevaluasi dari alternatif-alternatif adalah kemampuan untuk menyatakan / meningkatkan / menghubungkan sistem dalam persamaan matematika.
Suatu model dari suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu pembuatan konsep dari sistem tersebut yang mana dapat memberikan / menyatakan karakteristik dasarnya. Dapat disimpulkan bahwa model yang digunakan harus sesuai dengan kondisi / level dari perencanaan project tersebut.
Jika suatu perencanaan pendahuluan cukup menggunakan model yang sederhana, tetapi jika tingkat perencanaan tersebut sudah perencanaan detail (detail design) maka perlu model yang canggih.
Jadi tidak hanya studi kelayakan project seperti SWOT analisis saja yang perlu diperhitungkan di dalam perencanaan sebuah project .
C. Analisa Ekonomi
- Analisa dari alternatif: Perbandingan dari dua atau lebih dari project , Perbandingan bermacam-macam skala dari project, Perbandingan antara ada dan tidak adanya project tersebut.
- Nilai yang nyata : Dalam kegiatan usaha, pemilihan alternatif ditentukan pada mulanya oleh suatu analisa finansial dari biaya dan keuntungan / benefit dan sumber - sumber pendapatan lainnya.
- Perbandingan bilamana biaya-biaya telah ditentukan, project yang memberikan keuntungan serta pelayanan yang lebih baik dapat diambil / dilaksanakan. meskipun biaya diantara kedua project tersebut sama.
- Bilamana ada dua atau lebih alternatif yang mempunyai keuntungan yang sama maka perlu membandingkan biaya pengeluarannya. Project yang membutuhkan biaya pengeluaran yang kecil dapat dilaksanakan.
- Perbandingan bilamana alternatif-alternatif tersebut mempunyai bermacam-macam benefit dan cost, maka dapat dibandingkan dengan Present Worth (PW), Rata-rata tahunan PW, Masa Kembali (Internal Rate of Return).
- Interest Rate / Suku Bunga
- Perioda Analisa, harus paling tidak selama periode pembayaran atau pengembalian modal dan bunga bila pembangunan project tersebut menggunakan pinjaman dari Bank, serta telah melebihi umur dari project tersebut.
- Nilai berdasarkan harga pasar, harga pasar adalah tepat untuk analisa finansial dan ekonomi, dalan analisa finansial, harga menyatakan arus keuangan yang didapat.
- Perbandingan secara fisik, selain analaisa ekonomi dan finansial, perencanaan harus memperhatikan faktor-faktor yang tidak dapat dinilai oleh ekonomi dan finansial seperti ketidak pastian dari pembangunan dan operasinya, contoh : Hasil alternatif yang tampaknya tidak akan sama akan tetapi pada kenyataannya memberikan hasil yang sama, lalu beberapa hasil dapat memberikan fleksibilitas yang lebih besar dari prakiraan potensial yang ada.
- Risk dan Sensitivitas: Analisa finansial/ekonomi membutuhkan prakiraan biaya dan keuntungan. Dalam teknik yang modern analisa risk dan sensitivitas perlu dilakukan. Dalam analisa sensitivitas suatu elemen atau lebih dapat bervariasi dalam suatu interval harga-harga yang mungkin terjadi dan interval tersebut ditentukan
Demikianlah uraian mengenai analisa-analisa yang seharusnya dilakukan sebelum pelaksanaan sebuah project, dan kami dapat melayani anda untuk melakukan analisa-analisa tersebut, agar sebuah Project dapat dikendalikan, dilaksanakan dengan aman, dan sesuai dengan Profit Plan anda.
Terima Kasih